Buhalterija daugeliui atrodo nuobodi rutina. Sąskaitos, deklaracijos, ataskaitos – viskas sukasi ratu ir, regis, nieko blogo nenutiks, jei kur nors šiek tiek nukryps. Realybė kitokia. Smulkios klaidos kaupiasi, kol vieną dieną virsta rimta problema.
Kaip pataria buhalterinės apskaitos paslaugos specialistai, daugumą šių problemų galima išvengti paprasčiausiai žinant, kur slypi pavojai.
Dokumentų chaosas
Dažniausia ir, atrodytų, nekaltiausia klaida. Sąskaitos sukištos į stalčių, čekiai sumesti į dėžutę, dalis dokumentų tik el. pašte, dalis – popieriuje kažkur biure.
Kai ateina laikas ruošti ataskaitas, prasideda detektyvinis darbas. Trūksta dokumento – reikia prašyti tiekėjo dublikato. Nerandama suma – tenka atkurti iš banko išrašų. Visa tai užima laiką ir kainuoja pinigus.
Blogiau, kai dokumentų trūkumas paaiškėja VMI patikrinimo metu. Nepagrįstos išlaidos – nepripažintos sąnaudos – papildomi mokesčiai ir baudos. Kelių eurų čekis gali virsti kelių šimtų eurų problema.
Sprendimas paprastas: sistema. Nesvarbu, ar tai aplankas kompiuteryje, ar specializuota programa – svarbiausia, kad kiekvienas dokumentas turėtų savo vietą ir patektų ten iškart.
Asmeninių ir verslo finansų maišymas
Ypač aktualu individualioms įmonėms ir mažoms bendrovėms, kur savininkas ir vadovas – tas pats žmogus. Sumokėta iš asmeninės kortelės, pasiimta iš įmonės sąskaitos – ribos išsitrina.
Problema dvejopa. Pirma – neįmanoma tiksliai įvertinti verslo pelningumo, kai finansai susimaišę. Antra – mokesčių administratorius tokių situacijų nemėgsta ir gali interpretuoti kaip pajamų slėpimą.
Atskira verslo sąskaita, atskira kortelė, aiškios taisyklės – tai minimumas, kurio verta laikytis nuo pirmos veiklos dienos.
Terminų ignoravimas
Mokesčių kalendorius negailestingas. PVM deklaracija – iki 25 dienos. GPM – iki 15 dienos. Metinė ataskaita – iki gegužės. Pradelsti terminai – automatinės baudos.
Vienas kitas praleidimas gal ir nepakenks, tačiau sisteminis vėlavimas kuria įmonės istoriją. VMI mato viską. Įmonė, nuolat vėluojanti, sulaukia didesnio dėmesio – o tai retai būna malonu.
Priminimų sistema, kalendoriaus žymėjimai, automatizuoti mokėjimai – būdų nevėluoti yra daug. Reikia tik pasirinkti sau tinkamą.
Klaidinga taupymo logika
Samdyti buhalterį – išlaidos. Daryti pačiam – „nemokama”. Tokia logika atrodo racionali, kol pradedi skaičiuoti tikrąją kainą.
Verslininko valanda turi vertę. Jei ta valanda, skirta sąskaitoms vesti, galėtų atnešti naują klientą ar užsakymą – taupymas virsta nuostoliu. Pridėkime galimas klaidas, kurias daro nespecialistas, ir „nemokama” buhalterija pasidaro brangiausia iš visų variantų.
Tai nereiškia, kad kiekvienas verslas privalo turėti buhalterį nuo pirmos dienos. Tačiau momentas, kai paslauga atsiperka, ateina greičiau nei daugelis tikisi.
Per didelis pasitikėjimas arba per didelis nepasitikėjimas
Du kraštutinumai, abu kenksmingi.
Pirmasis – visiškai atsiriboti ir tikėtis, kad buhalteris viską sutvarkys. Problema ta, kad buhalteris nežino visko apie jūsų verslą. Jei negauna informacijos – negali tinkamai atlikti darbo. Jei nesulaukia dokumentų laiku – vėluoja ataskaitos.
Antrasis – nuolat kontroliuoti, abejoti kiekvienu sprendimu, reikalauti paaiškinimų dėl smulkmenų. Tai eikvoja ir jūsų, ir buhalterio laiką, kuria įtampą santykiuose.
Balansas – reguliari, struktūruota komunikacija. Mėnesinis pokalbis apie situaciją, greitas atsakymas į klausimus, aiškūs lūkesčiai iš abiejų pusių.
Sistema geriau nei heroizmas
Visos šios klaidos turi bendrą vardiklį – sistemos trūkumą. Kai procesai aiškūs, dokumentai tvarkomi nuosekliai, terminai stebimi automatiškai – klaidų tikimybė mažėja drastiškai.
Geras buhalteris ne tik tvarko skaičius, bet ir padeda sukurti sistemą. Pataria, kokius dokumentus saugoti, kaip organizuoti informacijos srautus, kada ir ką pateikti. Ši konsultacinė vertė dažnai svarbesnė nei pats skaičių suvedimas.
Verslas, turintis tvarkingą apskaitos sistemą, ne tik išvengia baudų. Jis turi aiškų vaizdą apie savo finansinę situaciją – o tai leidžia priimti geresnius sprendimus.
