Kol Jūs skaitote šiuos žodžius, dešimtys, o gal ir šimtai dokumentų Jūsų organizacijoje juda nematomomis trajektorijomis. Sutartys, aktai, sąskaitos, instrukcijos, įsakymai… Visa ši dokumentų upė teka, neretai išsilieja, kartais išdžiūsta, o kartais pakeičia kryptį ir užlieja tas teritorijas, kurios turėjo likti sausos.
Verslo pasaulyje popierizmas – ta pabaisa, kuri maitinasi Jūsų laiku, pinigais ir galimybėmis. Šis chronofagas įsitaisęs Jūsų įmonėje ir kasdien atima bent 30% darbo laiko. Kaip tik todėl šiuolaikinis dokumentų valdymas tampa ne papildoma prabanga, bet būtinybe.
POPIERINĖ ANARCHIJA: AR ATPAŽĮSTATE SAVE?
Pažvelkite į savo darbo vietą. Ar matote:
- Dokumentų šūsnis, kurioms niekaip nerandate laiko?
- Sutartis, kurias ilgai ieškote, kai staiga jų prireikia?
- El. pašto dėžutę, perpildytą priedo formate atsiųstų dokumentų?
- Skirtingas versijas to paties dokumento, išbarstyto po įvairius katalogus?
Jei bent į vieną klausimą atsakėte „taip”, vadinasi, Jūsų verslas kenčia nuo popierinės anarchijos sindromo. Ir kuo didesnė organizacija, tuo skausmingesnės šio sindromo pasekmės.
Įsivaizduokite: vidutinės įmonės darbuotojas per metus sugaišta apie 400 valandų vien ieškodamas informacijos ir tvarkydamas dokumentus. Tai beveik du mėnesiai darbo laiko! O kur dar dubliavimas, klaidų taisymas, dokumentų versijų painiava…
DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA: NE PRABANGA, O IŠGYVENIMO ĮRANKIS
Įsivaizduokite scenarijų: svarbus klientas prašo sutarties kopijos, pasirašytos prieš dvejus metus. Jūsų dabartinėje sistemoje tai reiškia:
- 20-30 minučių paiešką fiziniuose archyvuose
- Keletą skambučių kolegoms, galbūt turintiems kopiją
- Desperatišką el. pašto istorijos naršymą
- Suvokimą, kad dokumento versija, kurią pagaliau radote, gali būti ne galutinė
O dabar įsivaizduokite, kad užtrunkate lygiai 10 sekundžių, įvedate kliento pavadinimą paieškos laukelyje ir gaunate visą istoriją: sutartis, jos pakeitimus, susijusius laiškus, sąskaitas. Skirtumas? Milžiniškas.
Dokumentų valdymo sistema transformuoja chaosą į tvarką, suteikdama:
- Centralizuotą prieigą prie VISŲ įmonės dokumentų
- Momentinę paiešką pagal bet kokį kriterijų
- Automatinį versijų kontrolės mechanizmą
- Griežtą prieigos teisių administravimą
- Skaitmeninių parašų galimybę
- Dokumentų gyvavimo ciklo valdymą
NEĮTIKĖTINI FAKTAI, KURIUOS TURĖTUMĖTE ŽINOTI
Štai keletas skaičių, kurių turbūt nežinojote:
- 7.5% visų popierinių dokumentų TIESIOG DINGSTA be pėdsakų
- Vidutiniškai dokumentas įmonėje kopijuojamas 19 kartų
- Vieno dokumento archyvavimas kainuoja apie 20 eurų
- 40% darbuotojų laiko sugaištama ieškant informacijos popieriniuose dokumentuose
- 80% įmonių subankrutuotų per 30 dienų, jei prarastų visus dokumentus dėl gaisro, potvynio ar kitos nelaimės
Šie skaičiai verčia susimąstyti, ar Jūsų verslas gali sau leisti neturėti profesionalios dokumentų valdymo sistemos.
SKAITMENINIS POKYČIŲ VĖJAS: KAIP VISKAS PASIKEIČIA
Pažangios įmonės, įdiegusios elektronines dokumentų valdymo sistemas, patiria revoliucinius pokyčius:
LAIKO REVOLIUCIJA:
- -85% laiko, skirto dokumentų paieškai
- -60% laiko, skirto dokumentų tvarkymui
- -40% laiko, skirto dokumentų derinimui
IŠLAIDŲ REVOLIUCIJA:
- -40% išlaidų spausdinimui ir kopijavimui
- -50% išlaidų dokumentų saugojimui
- -90% išlaidų dokumentų siuntimui
KOKYBĖS REVOLIUCIJA:
- -70% dokumentų dubliavimo atvejų
- -80% dokumentų praradimo rizikos
- +90% greičiau randama aktuali informacija
ATEITIES VERSLAS JAU ČIA: AUTOMATIZACIJA IR DIRBTINIS INTELEKTAS
Pažangiausios dokumentų valdymo sistemos šiandien neapsiriboja vien dokumentų skaitmeninimu. Jos integruoja dirbtinį intelektą ir automatizacijos galimybes:
AUTOMATINIS DOKUMENTO TURINIO ATPAŽINIMAS
Sistema nuskaito dokumentą ir automatiškai užpildo metaduomenis: tiekėjo pavadinimas, suma, data, projekto kodas, ir t.t. Darbuotojui nebereikia įvedinėti duomenų rankiniu būdu.
IŠMANUS DOKUMENTŲ MARŠRUTIZAVIMAS
Pagal nustatytas taisykles sistema pati nusprendžia, kam perduoti dokumentą toliau. Sutartis automatiškai nukeliauja į teisės skyrių, sąskaita – į finansų departamentą.
TERMINŲ KONTROLĖ IR ĮSPĖJIMAI
Sistema stebi visus svarbius terminus ir siunčia priminimus: dėl baigiančių galioti sutarčių, artėjančių mokėjimų terminų, praleistų derinimo etapų.
INTEGRACIJA SU KITOMIS VERSLO SISTEMOMIS
Dokumentų valdymo sistema „bendrauja” su CRM, apskaitos programomis, projektų valdymo įrankiais – informacija iš dokumento automatiškai patenka ten, kur reikia.
SLAPTA KONKURENCINIO PRANAŠUMO FORMULĖ
Veiksminga dokumentų valdymo sistema – tai kur kas daugiau nei tik patogi dokumentų laikymo vieta. Tai strateginis įrankis, kuris suteikia:
- GREITĮ: sprendimai priimami operatyviau, nes visa reikalinga informacija – ranka pasiekiama
- SAUGUMĄ: konfidenciali informacija prieinama tik tiems, kam ji skirta
- ATITIKIMĄ: automatiškai užtikrinamas reglamentų ir standartų laikymasis
- ANALITINES GALIMYBES: iš dokumentų išgaunama vertinga verslo įžvalgų
- MOBILUMĄ: prieiga prie dokumentų – bet kada, bet kur, bet kuriame įrenginyje
Šie penki elementai drauge sukuria nematomą, bet galingą konkurencinį pranašumą, kuris ilgainiui tampa lemiamu sėkmės faktoriumi.
PRADĖKITE NUO SVARBIAUSIO: PIRMIEJI ŽINGSNIAI
Sprendimas įdiegti dokumentų valdymo sistemą – tarsi kelionė, kurią reikia suplanuoti. Štai pirmieji žingsniai šioje kelionėje:
- AUDITAS: išsiaiškinkite, kokie dokumentų srautai dominuoja jūsų organizacijoje
- PRIORITETAI: nustatykite, kurie procesai labiausiai reikalingi optimizavimo
- TIKSLAI: apibrėžkite, ko konkrečiai tikitės iš dokumentų valdymo sistemos
- KOMANDA: suburkite entuziastų grupę, kuri vadovaus pokyčiams
- PARTNERIS: raskite patikimą technologinį partnerį, kuris padės įgyvendinti viziją
Atminkite – net ir ilgiausias kelias prasideda nuo pirmojo žingsnio. Dokumentų valdymo revoliucija jūsų organizacijoje gali prasidėti jau šiandien.
ŽVILGSNIS Į TECHNOLOGINĮ HORIZONTĄ
Kas laukia dokumentų valdymo srityje artimiausioje ateityje? Štai kelios tendencijos, kurios jau brėžia rytojaus kontūrus:
- BALSO KOMANDOS: dokumentų paieška balsu ir diktavimas taps kasdienybe
- BLOKŲ GRANDINĖ: nesuklastojami dokumentai su visiška istorijos atsekamumu
- DIRBTINIS INTELEKTAS: automatinis dokumentų klasifikavimas ir analizė
- AUGMENTINĖ REALYBĖ: fizinių dokumentų nuskaitymas ir momentinis apdorojimas
- NULINĖ SPAUSDINIMO KULTŪRA: visiškas atsisakymas spausdinti dokumentus
Technologijos vystosi eksponentiškai, ir dokumentų valdymo srityje pokyčiai vyksta greičiau nei bet kada anksčiau. Organizacijos, kurios neatsinaujina, rizikuoja likti užribyje.
INVESTICIJA, KURI GRĮŽTA ŠIMTERIOPAI
Dokumentų valdymo sistema – tai investicija, kurios grąža gali stebinti net didžiausius skeptikus. Tipinis atsipirkimo laikotarpis – nuo 6 iki 18 mėnesių, priklausomai nuo organizacijos dydžio ir specifikos.
Pagalvokite tik apie tai:
- Jei jūsų organizacijoje dirba 50 žmonių
- Ir kiekvienas per dieną sutaupo 30 minučių dokumentų tvarkymui
- Per metus tai sudaro daugiau nei 6,000 darbo valandų!
- Tai beveik 4 pilnu etatu dirbančių darbuotojų metinis darbo laikas
Ar jūsų verslas gali leisti sau ir toliau ignoruoti šį potencialą?
AR ESATE PASIRUOŠĘ POKYČIAMS?
Dokumentų valdymo revoliucija įmonėse vyksta čia ir dabar. Vieni tampa šios revoliucijos lyderiais, kiti – stebėtojais, o treti – aukomis, nespėjančiomis adaptuotis prie kintančios realybės.
Į kurią grupę patenkate Jūs? Laikas apsispręsti.
